Die gemeinnützige ODDO BHF Stiftung wurde Ende 1999 gegründet und verfügt über ein Stiftungsvermögen von etwa 27 Millionen Euro. Sie dient der Förderung sozialer, kultureller und wissenschaftlicher Zwecke. Die Stiftung konzentriert ihre Mittelvergabe auf Projekte in Frankfurt und dem Rhein/Main Gebiet sowie Projekte, die in deutsch-französischem Kontext stehen. Der Satzung folgend, müssen die Projekte in folgenden Sachgebieten verankert sein:

• Im Rahmen der sozialen Förderung liegt der Schwerpunkt bei der Hilfe für alte Menschen sowie der Hilfe für Kinder und Jugendliche.
• Im Rahmen der Wissenschaft & Forschung unterstützt sie vor allem Forschungsvorhaben mit sozialpolitischem Hintergrund.
• Im Rahmen der Kunst & Kultur fördert sie vorrangig die zeitgenössischen Künste (Literatur, Musik, bildende und darstellende Kunst), die ästhetische Bildung und den künstlerischen Nachwuchs.

Ziel der Aktivitäten der Stiftung ist es, auf diesen Gebieten Initiativen zu fördern, die für das gesellschaftliche Leben zukunfts- und richtungweisende Anstöße geben können. Dahinter steht der Versuch, in privater Initiative und in Zusammenarbeit mit kompetenten Partnern neue, auch unkonventionelle Konzepte mit zu entwickeln und zu unterstützen, die für die Befassung mit gesellschaftlichen Themenstellungen, Sichtweisen und Problemlagen kreatives Potential freisetzen.

Wir suchen eine engagierte Assistenzkraft, die vielfältige administrative Aufgaben übernimmt und dabei ein hohes Maß an Organisationstalent und Kommunikationsfähigkeit zeigt.

• Sekretariatstechnische/organisatorische Unterstützung der Geschäftsführerin
• Unterstützung bei der Organisation und Durchführung von (Event-) Marketingmaßnahmen, Kundenveranstaltungen
• Anfragenmanagement: Kommunikation mit Antragstellenden und internes Tracking von Anträgen
• Fördermanagement: Erstellung und Versand von Bescheiden sowie Veranlassung von Auszahlungen
• Terminmanagement: Koordination von Vorstandssitzungen inklusive Versand von Einladungen sowie Nachbereitung und Ablage von Unterlagen
• Finanzmanagement: Prüfung eingehender Rechnungen, Veranlassung von Auszahlungen, Kommunikation mit Buchführungsdienstleister, Internes Tracking von Ein- und Ausgaben, Ablage für Geschäfts- und Depotkonto sowie Mitarbeit beim Jahresabschluss mit Wirtschaftsprüfer
• Büromanagement: Verwaltung von Visitenkarten, Organisation von Raumreservierungen, Allgemeine Ablage und Korrespondenzführung
• Reisekostenabrechnungen: Abrechnung der Reisekosten für die Geschäftsführung und projektbezogene Reisen

• Erfolgreich abgeschlossenen kaufmännische Ausbildung oder Studium
• Einschlägige Erfahrung im Assistenzbereich, idealerweise auf Bereichsleitungsebene
• Erste Erfahrung im International Banking Geschäft einer Bank wünschenswert
• Sehr gute MS-Office-Kenntnisse (Word, Excel, PowerPoint) und gute Kenntnisse von E-Mail-Marketingtools für Newsletter etc.
• Sehr gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift, intern und im täglichen Kundeneinsatz, weitere Sprachkenntnisse wünschenswert
• Freundlich, aufgeschlossen, vertrauensvoll und verbindlich
• Sicheres Auftreten gegenüber Führungskräften und Mitarbeiterinnen/Mitarbeitern sowie Kundinnen/Kunden
• Absolut zuverlässige und sorgfältige Erledigung der anfallenden Arbeiten auch in komplexen, zeitlich anspruchsvollen Situationen
• Sehr selbstständige, umsichtige, vorausschauende/eigenverantwortliche Arbeitsweise
• Sehr gutes Organisationstalent und Koordinationsfähigkeiten
• Exzellentes Teamverhalten